Manual de Usuario Oficial
Versión 2.25.7 | Actualizado: Marzo 2026
1. Introducción
Bienvenido a ChecklistPro OS, el sistema integral para la gestión operativa en retail. Esta plataforma está diseñada para eliminar el uso de papel, Excel y herramientas dispersas, centralizando todas las operaciones de sus tiendas o sucursales en un solo lugar.
Modo móvil (HUD + Dock) v2.23.1
- 📶 Estado Online/Offline: El dock móvil ahora muestra el mismo indicador del Ribbon. Si pierdes conexión, se marca “Sin conexión” y puedes seguir trabajando con datos en caché.
- 🧭 Accesos rápidos: Inicio, Gestión, Operaciones, Reportes, Herramientas y Ajustes están en el dock para navegación táctil.
- 🔄 PWA / Modo Offline: Si instalas la app como PWA, el contenido crítico queda disponible. Al reconectar, se sincronizan tareas y cambios.
- 🧾 Manual actualizado: Esta versión refleja el flujo móvil actual y coincide con la descarga más reciente.
¿Qué puedo hacer aquí?
- ✅ Ejecutar Tareas: Completar checklists diarios, auditorías y procesos.
- 📦 Controlar Inventario: Escanear productos y realizar ajustes de stock.
- 💬 Comunicar: Hablar con su equipo sobre tareas específicas sin usar WhatsApp.
- 📊 Analizar: Ver el rendimiento de la tienda en tiempo real.
2. Roles y Permisos
El sistema adapta su interfaz según el nivel de acceso del usuario. Identifique su rol:
Enfoque: Ejecución diaria.
- Completar tareas asignadas y checklists.
- Reportar incidencias en Bitácora.
- Usar el chat TraceTalk.
- Ver inventario (sólo lectura o ajuste básico).
Enfoque: Supervisión y gestión de equipo.
- Todo lo del Usuario +
- Asignar tareas a otros usuarios.
- Validar/Aprobar tareas completadas.
- Ver reportes de rendimiento de su tienda.
- Gestión avanzada de inventario (ajustes mayores).
Enfoque: Configuración global.
- Acceso total al sistema.
- Crear y gestionar usuarios.
- Configurar tiendas y catálogos globales.
- Ver reportes financieros y auditoría completa.
3. Interfaz y Uso Básico
La experiencia de ChecklistPro OS v2.19.0+ se basa en el sistema "Variant 5", inspirado en cintas de opciones modernas para máxima productividad. Incluye Sistema de Trazabilidad y Confianza completo.
Barra de Herramientas (Ribbon)
En la parte superior encontrará las pestañas principales:
| Pestaña | Descripción |
|---|---|
| 🏠 Inicio | Panel principal con resumen de KPIs y accesos directos. |
| 📋 Operaciones | Centro de tareas, checklists y procesos activos. |
| 📦 Inventario | Gestión de stock, escáner y catálogo de productos. |
| 🎨 FlowBoard | Pizarra visual para flujos de trabajo y colaboración. |
| 🛠️ Herramientas | Configuración, Wiki, Manuales y Utilidades. |
iconografía Común
3.1 Mi Perfil: HUD Tactical Terminal
El perfil de usuario ha sido transformado en una Terminal Táctica de Alta Densidad (v2.25.7), diseñada para ocupar el máximo ancho de pantalla disponible y reducir la necesidad de scroll vertical.
Estructura Horizontal:
- Columna Izquierda (Identidad): Foto de perfil, nombre, rol y estado de la sesión activa.
- Columna Derecha (Métricas Intel): Panel de indicadores tácticos que muestran Tareas Completadas, Tasa de Cumplimiento y Tiempos de Respuesta.
- Base (System Info): Detalles del Kernel, versión del sistema y arquitectura de seguridad.
4. Panel Principal (Dashboard)
Es la pantalla de bienvenida. Diseñada para decirle "cómo va el día" en 5 segundos.
Widgets Principales
-
Resumen de Tareas de Hoy
Muestra un gráfico de dona con el progreso de las tareas del día (Pendientes vs Completadas).
Acción: Click en el centro para ir a "Mis Tareas". - Alertas Críticas Avisos de inventario bajo, tareas vencidas o mensajes urgentes del administrador.
- KPIs de Venta (Tiempo Real) Si su tienda reporta ventas, verá el acumulado del día comparado con la meta.
5. Operaciones y Tareas
El corazón del sistema. Aquí es donde se realiza el trabajo diario.
🤖 Crear tarea con IA (v2.23.5)
Al ir a Crear nueva tarea, encontrarás la opción «Generar plantilla con IA». Sirve para rellenar automáticamente el formulario a partir de una descripción en lenguaje natural:
- Escribe en el cuadro de texto qué quieres que sea la tarea (ej. «Revisar pasillos 1 a 5, marcar productos vencidos y dañados»).
- Pulsa Generar. La IA generará título, descripción, tipo de tarea y subtareas sugeridas.
- Puedes editar cualquier campo antes de guardar. La descripción y las subtareas se crean correctamente y se envían al guardar la tarea.
Recomendado para estandarizar tareas recurrentes y ahorrar tiempo. Requiere conexión y que el servicio de IA esté configurado en el servidor.
Cómo completar un Checklist
- Seleccionar la Tarea Vaya a la pestaña Operaciones. Verá su lista de tareas asignadas. Haga click en "Iniciar" o "Abrir".
- Marcar Items Lea cada punto y marque el checkbox ☑️ conforme lo realice.
-
Adjuntar Evidencia (Si se pide)
Algunos puntos tienen un icono de cámara 📷. Es obligatorio subir una foto para poder marcarlo.
🆕 v2.19.0+: Las tareas marcadas como "requiere evidencia" no se pueden completar sin foto. El sistema mostrará un mensaje claro si intenta completar sin evidencia.
- Finalizar Al completar todos los puntos, el botón "Finalizar Tarea" se habilitará. Púlselo para cerrar el checklist.
6. Pizarra FlowBoard
Una herramienta visual única para procesos complejos y colaboración.
Conceptos Clave
- Pizarras: Espacios de trabajo temáticos (ej: "Lanzamiento Navidad").
- Nodos: Pasos del proceso. Pueden ser simples notas o tareas ejecutables vinculadas a checklists.
- Conectores: Flechas que indican qué hacer después.
Uso Correcto
Utilice FlowBoard para diseñar procesos antes de ejecutarlos. No lo use como un simple bloc de notas desordenado.
7. Inventario
Gestión de stock profesional con soporte para códigos de barras.
Escáner Integrado
El sistema soporta lectores físicos (pistolas USB/Bluetooth) y cámara del celular.
- Modo Pistola: Haga click en el campo de búsqueda y dispare el lector. El sistema detecta el "Enter" automático.
- Modo Cámara: Pulse el icono de código de barras 🆙 para activar la cámara del dispositivo móvil.
Realizar una Auditoría (Conteo Ciego)
- Ir a Inventario > Auditoría.
- Seleccionar categoría (ej: "Bebidas").
- El sistema mostrará los productos SIN la cantidad actual (para evitar sesgos).
- Cuente físicamente y anote la cantidad real.
- Al guardar, el sistema generará un reporte de Diferencias (Mermas/Sobrantes).
8. Chat TraceTalk (v2.19.0)
Comunicación corporativa segura y contextual, ahora mejorada con tecnología PWA Local.
Tipos de Chat
- Global de Tienda: Para anuncios generales ("Reunión a las 3 PM").
- Contextual por Tarea: Dentro de cada checklist hay un chat específico para discutir problemas de esa tarea en particular.
9. Reportes y Bitácora
Historial y evidencia de todo lo sucedido.
Bitácora Digital
Sustituye al cuaderno de novedades. Registre aquí:
- Incidencias de mantenimiento.
- Quejas de clientes.
- Situaciones de seguridad.
Las entradas de bitácora no se pueden borrar (por seguridad), solo anular con justificación.
Exportación
Cualquier tabla de datos puede exportarse usando los botones en la esquina superior derecha:
🆕 Sistema de Trazabilidad y Confianza (v2.19.0+)
Modal de Detalles con Pestaña de Auditoría
Al hacer clic en cualquier tarea, se abre un modal con 3 pestañas:
- 📋 Detalles: Información completa de la tarea
- 💬 Comentarios: Historial de comentarios
- 🔒 Auditoría: Historial completo de todas las acciones realizadas
La pestaña de Auditoría muestra:
- ✅ Todas las acciones (crear, modificar, completar, eliminar)
- ✅ Usuario responsable de cada acción
- ✅ Fecha y hora exacta
- ✅ Cambios realizados (antes/después)
- ✅ Timeline visual cronológico
Validación de Evidencias Obligatorias
Las tareas pueden marcarse como que requieren evidencia antes de completarse:
- Campo:
requiresEvidence: true - Validación: El sistema impide completar sin foto/evidencia
- Mensaje: "⚠️ Esta tarea requiere evidencia (foto) antes de completarse"
- Badge Visual: Las cards muestran "⚠️ Requiere evidencia"
Indicadores Visuales
El sistema muestra información de trazabilidad directamente en las cards:
- 🕒 Última Modificación: Fecha de última modificación visible
- ⚠️ Requiere Evidencia: Badge amarillo cuando aplica
- 📷 Evidencias: Contador de evidencias adjuntas
Funcionamiento Offline
El sistema de trazabilidad funciona completamente offline:
- ✅ Registra acciones en localStorage cuando no hay conexión
- ✅ Se sincroniza automáticamente cuando hay conexión
- ✅ Fallback inteligente si la API falla
- ✅ No se pierde información
Trazabilidad en Conversiones FlowBoard
Cuando se convierte un post-it de FlowBoard a tarea/checklist:
- ✅ Se registra metadata completa del origen
- ✅ Se vincula automáticamente al FlowBoard original
- ✅ Se puede rastrear el origen desde la tarea
- ✅ Se muestra en el modal de detalles
10. CheckVault (Gestión Documental)
CheckVault centraliza documentos y reportes con versionado, carpetas por área y uso real de almacenamiento (límite 5 GB).
📁 Carpetas
- Crear carpeta: Menú «Nueva Carpeta», nombre y área opcional.
- Abrir carpeta: Click en el nombre o botón «Abrir» para ver documentos dentro.
- Borrar carpeta: Botón «Borrar» en cada fila (confirmación previa). Si la carpeta tiene documentos, estos quedan sin carpeta.
💾 Uso de almacenamiento
El panel muestra el uso real del almacenamiento (0 B hasta 5 GB) y una barra de progreso. El texto «Límite del plan: 5 GB» indica el tope disponible.
📥 Guardar reportes en CheckVault
En todos los puntos donde se generan o exportan reportes aparece la opción de Guardar en CheckVault (modal con opciones: Guardar archivo, Archivo + metadatos, Solo metadatos, Cancelar):
- Página Export (Excel, CSV, JSON, Markdown, Notion)
- KPIs (export Excel/PDF)
- Vuelos (reportes mensual/anual)
- Órdenes de Trabajo (reporte OT)
- Inventario (export Excel)
- CheckFlow (export CSV)
- Wiki (export Markdown/HTML/PDF)
- Reportes programados (ejecutar + CheckVault)
- Reportes (PDF/Excel desde el panel), Carga de trabajo, Registro de tiempo, Manual de usuario, Reporte de usuarios
⚙️ Configurar carpetas por módulo
Desde CheckVault, botón «Configurar carpetas»: asigna qué carpeta de CheckVault recibe los reportes de cada módulo (Export, KPIs, Vuelos, OT, Inventario, CheckFlow, Wiki). La configuración se guarda localmente.
11. Motor de Scoring
El Motor de Scoring calcula puntuaciones por tienda, categoría y usuario a partir de las tareas completadas y, si está disponible, de los datos de KPIs. Es la base para el Ranking, las Alertas Escaladas y el Dashboard Ejecutivo.
📊 Cómo funciona
- Fuente de datos: Tareas completadas (estado «completada») y, opcionalmente, el score agregado del módulo KPIs por tienda.
- Puntos por tarea: Cada tarea completada suma puntos base; la prioridad (crítica, alta, media, baja) aplica un multiplicador para dar más peso a las tareas importantes.
- Dimensiones: El score se agrupa por tienda (según
storeIdde la tarea o del usuario asignado), por categoría (tags, tipo de tarea o categoría) y por usuario (responsable o quien completó la tarea). - Cache: Los resultados se guardan en caché (clave
clp_scoring_cache) durante unos minutos para no recalcular en cada consulta; se actualiza automáticamente en intervalo o al usar «Motor de Scoring» en el panel.
Dónde se usa
Puedes abrir la vista Motor de Scoring desde el Ribbon (Operaciones o Reportes) o desde el dock móvil (Reportes). La pantalla muestra un resumen (por ejemplo, número de tiendas con score). El motor no tiene pantalla de configuración: funciona con los datos actuales de tareas y KPIs. Los scores se consumen por:
- Ranking Automático — para ordenar tiendas y usuarios.
- Alertas Escaladas — para reglas del tipo «si el score de la tienda es menor que X».
- Dashboard Ejecutivo — para resúmenes y tablas de scores.
Activar/desactivar: Centro de Módulos → switch «Motor de Scoring». Si está desactivado, Ranking, Alertas (por score) y Dashboard Ejecutivo no tendrán datos de scoring.
12. Ranking Automático
El Ranking Automático ordena tiendas y usuarios según los scores calculados por el Motor de Scoring. No guarda datos propios; solo presenta los datos del Scoring ordenados de mayor a menor.
🏅 Cómo funciona
- Dependencia: Requiere que el Motor de Scoring esté activo. Si Scoring está desactivado, la vista de Ranking mostrará un mensaje indicando que debe activarse.
- Tiendas: Lista de tiendas ordenada por score descendente (las de mayor puntuación primero). Puedes ver el Top 5 o la lista completa según la vista.
- Usuarios: Lista de usuarios ordenada por score descendente, con nombre o identificador para identificar a cada persona.
- Actualización: El ranking se actualiza cuando se recalcula el Scoring (automáticamente cada cierto tiempo o al abrir la vista).
Dónde se usa
Acceso desde el Ribbon (Operaciones o Reportes) o desde el dock móvil (Reportes). La vista «Ranking» muestra, por ejemplo, el Top 5 de tiendas por score. El Dashboard Ejecutivo también muestra rankings (top tiendas y top usuarios) usando este módulo.
Activar/desactivar: Centro de Módulos → «Ranking Automático». Al desactivarlo, las vistas que dependen del ranking (incluido el Dashboard Ejecutivo) no mostrarán listas ordenadas.
13. Alertas Escaladas
Las Alertas Escaladas generan notificaciones automáticas cuando se cumplen ciertas condiciones (por ejemplo, score bajo de una tienda o tareas críticas vencidas). Las alertas se crean en el Centro de Notificaciones y pueden escalar por nivel (usuario, coordinador, administrador).
⚠️ Cómo funciona
- Reglas por defecto: (1) Score tienda bajo: si el score de una tienda está por debajo de un umbral (por defecto 20), se genera una alerta. (2) Tarea crítica vencida: si hay una tarea con prioridad crítica y fecha límite pasada, se genera una alerta de nivel superior.
- Niveles: Cada regla tiene un nivel (1 = tienda/usuario, 2 = coordinador, 3 = administrador). La notificación se crea en el Centro de Notificaciones con el tipo y la metadata (regla, entidad, nivel).
- Revisión periódica: Un proceso en segundo plano revisa las condiciones cada cierto tiempo (por ejemplo, cada minuto). Si se cumple la regla y aún no existe una alerta activa para esa entidad y regla, se crea una nueva notificación.
- Sin duplicados: No se generan alertas duplicadas para la misma regla y la misma entidad (por ejemplo, la misma tienda con score bajo) mientras la alerta siga considerándose activa.
Dónde se usa
Acceso desde el Ribbon (Operaciones) o el dock (Operaciones). La vista «Alertas Escaladas» muestra la lista de alertas activas (regla, entidad, nivel). El Dashboard Ejecutivo también muestra un resumen de alertas activas. Las notificaciones aparecen en el Centro de Notificaciones del sistema.
Activar/desactivar: Centro de Módulos → «Alertas Escaladas». Al desactivar, se deja de revisar reglas y de crear nuevas alertas; las ya creadas siguen visibles en el Centro de Notificaciones hasta que se marquen como leídas o se resuelvan.
14. Módulo de Incidencias
El Módulo de Incidencias permite registrar problemas operativos, asignar un
responsable, definir una fecha límite y dar seguimiento hasta el cierre. Los datos se guardan en el
navegador (localStorage, clave clp_incidents).
📋 Cómo funciona
- Crear incidencia: Botón «Nueva incidencia». Completar título (obligatorio), descripción, responsable (selector de usuarios) y fecha límite. Al guardar, la incidencia queda en estado «Abierta».
- Estados: Abierta, En progreso, Resuelta, Cerrada. Puedes cambiar el estado al editar la incidencia.
- Editar / Eliminar: En cada tarjeta de incidencia hay botones «Editar» y «Eliminar». Editar permite cambiar título, descripción, responsable, fecha límite y estado. Eliminar pide confirmación y borra la incidencia de la lista.
- Listado: Todas las incidencias se muestran en la misma vista; no hay filtros por defecto, pero la información mostrada (responsable, fecha límite, estado) permite identificar las prioritarias.
Dónde se usa
Acceso desde el Ribbon (Operaciones) o el dock (Operaciones) → «Incidencias». El Dashboard Ejecutivo puede mostrar un resumen de incidencias abiertas (y en progreso) si el módulo está activo.
Activar/desactivar: Centro de Módulos → «Incidencias». Al desactivar, la vista de Incidencias no estará disponible; los datos guardados se mantienen y volverán a verse al reactivar el módulo.
15. Dashboard Ejecutivo
El Dashboard Ejecutivo es una vista única que resume en una sola pantalla: scores por tienda y usuario, rankings (top tiendas y top usuarios), alertas activas, incidencias abiertas y un resumen de KPIs clave. Está pensado para coordinadores y administradores.
📈 Cómo funciona
- Requisitos: Necesita que estén activos al menos el Motor de Scoring y el Ranking Automático. Si faltan, la vista muestra un mensaje indicando que debe activarlos desde el Centro de Módulos.
- Contenido: (1) Top 5 Tiendas y Top 5 Usuarios según el Ranking. (2) Resumen de scores (número de tiendas con score y total de puntos). (3) Bloque de KPIs (ticket promedio, share promos, score) si hay datos de KPIs cargados. (4) Lista de Alertas activas (módulo Alertas Escaladas). (5) Lista de Incidencias abiertas (módulo Incidencias).
- Actualización: Los datos se obtienen al abrir la vista; no hay actualización en tiempo real automática. Refrescar la vista (por ejemplo, volver a seleccionar «Dashboard Ejecutivo») recarga los datos.
Dónde se usa
Acceso desde el Ribbon (Operaciones o Reportes) o el dock (Reportes) → «Dashboard Ejecutivo». Es una vista de solo lectura: no se editan scores, rankings ni incidencias desde aquí; para eso se usan las vistas propias de cada módulo.
Activar/desactivar: Centro de Módulos → «Dashboard Ejecutivo». Al desactivar, la entrada del menú no estará disponible. Los módulos que alimentan el dashboard (Scoring, Ranking, Alertas, Incidencias, KPIs) pueden seguir activos por separado.
16. Gestión de Vuelos
Herramienta diseñada para operaciones de retail en aeropuertos.
✈️ Sincronización Externa
Permite traer datos de vuelos (llegadas/salidas) desde fuentes externas para coordinar personal según el flujo de pasajeros. Los botones «Sincronizar» y «Guardar Todos los Cambios» son visibles solo para administrador y coordinador.
🌦️ Reporte de Clima (SJO)
Dónde se ve: En la misma página de Vuelos, arriba a la izquierda: tarjeta «🌦️ Clima SJO». La ven todos los roles (administrador, coordinador y usuario) que tengan acceso al módulo Vuelos.
Muestra un snapshot diario del clima en SJO (Alajuela) con Tomorrow.io: temperatura, humedad, probabilidad de precipitación y viento. Puede elegir una fecha y pulsar «Guardar clima» para obtener o guardar el dato de ese día.
En los reportes a exportar: Al generar el Reporte mensual o Reporte anual en Excel, el clima se incluye junto con los datos de vuelos: en la hoja «Resumen» (resumen CLIMA SJO: días con dato, lluvia alta, humedad y precipitación promedios) y en la hoja «Clima» (detalle por fecha: temp, humedad, precip, viento, fuente).
17. Órdenes de Trabajo (OT)
Gestión de mantenimiento y servicios técnicos.
- Creación: Genera OTs con prioridad y descripción técnica.
- Seguimiento: Visualiza el estado (Pendiente, En Proceso, Finalizado) en tiempo real.
18. Centro de Módulos (OS)
El cerebro de la arquitectura modular de ChecklistPro.
19. Checklist Brain (Capa de IA)
Checklist Brain es la capa de inteligencia artificial que analiza los datos de tu operación (tareas, inventario, incidencias, KPIs) y genera hallazgos (insights), predicciones de riesgo, alertas y recomendaciones. No modifica ningún módulo existente; solo lee datos y presenta análisis en lenguaje claro.
🧠 Cómo acceder
- Ribbon: Operaciones → Checklist Brain.
- Dock móvil: En móvil o tablet, pestaña Operaciones → Checklist Brain (visible si el módulo está activo en el Centro de Módulos).
- Centro v2.6.0: Herramientas / Configuración → Centro v2.6.0 → tarjeta Checklist Brain.
- Dashboard: Si está activo, aparece una tarjeta resumen en el panel principal con botón «Abrir módulo».
Qué verás en el módulo
- Cómo puede ayudar: Grid con las 12 áreas que Checklist Brain puede analizar (Inventario, Vuelos, Órdenes de Trabajo, KPIs, CheckVault, Ranking, Incidencias, CheckFlow, etc.) y sus capacidades (análisis de rotación, predicción de quiebre, alertas, etc.).
- Banner y KPIs: Hallazgos (insights) generados hoy, riesgos detectados, recomendaciones de IA y predicción de problemas (porcentaje).
- Últimos hallazgos generados: Tarjetas con título, descripción y acción sugerida (cuando la IA los devuelve).
- Acciones automatizadas: Lista de acciones recientes enviadas a n8n (alertas, reportes, comentarios) con estado OK/Error.
- Tendencia semanal: Gráfico de área con series Creados y Completados (datos según disponibilidad del backend).
Activar/desactivar
Centro de Módulos → categoría Avanzado → switch «Checklist Brain». Si está desactivado, la opción no aparecerá en el Ribbon ni en el dock móvil.
20. Escáner OCR ChecklistPro
El Escáner OCR ChecklistPro es una herramienta táctica para digitalizar documentos físicos, extraer texto de fotos o PDFs y convertir información estática en datos operativos sin configuraciones complejas. Utiliza un motor híbrido basado en Tesseract.js (para procesamiento local/offline) y la API nativa de ChecklistPro (para refinamiento de IA con Brain OCR).
Dónde encontrarlo
- Ribbon: Herramientas → Escáner OCR.
- Dock móvil: Pestaña Herramientas → Escáner OCR (visible si el módulo está activo en el Centro de Módulos).
Uso básico
- Seleccione un archivo (imagen o PDF) o use la cámara del dispositivo.
- Elija el modo de mejora si lo desea: Original (colores), B/N Mejorado (texto nítido) o Auto (detección automática).
- Pulse Procesar. El texto se extrae y se muestra en el modal.
- Puede ver el resultado como texto plano o como vista con diseño preservado (layout similar al documento).
PDF: copia exacta del texto (capa digital)
Si el PDF tiene texto seleccionable (no es solo una foto escaneada), ChecklistPro puede leer esa capa directamente con PDF.js y mostrar una copia fiel del contenido, sin pasar por Tesseract. Así se evitan errores típicos del OCR en documentos nativos.
- Los PDF solo-imagen (escaneados) siguen procesándose con OCR; la precisión depende de la calidad del escaneo y puede activarse Refinar con IA si Brain OCR está disponible.
- Opciones avanzadas (consola del navegador,
localStorage):OCR_PDF_PREFER_NATIVE(por defecto activo; ponerfalsepara forzar siempre raster+OCR),OCR_FORCE_RASTER_PDF=truepara ignorar la capa de texto,OCR_PDF_NATIVE_MIN_CHARS/OCR_PDF_NATIVE_MIN_WORDSumbral mínimo para confiar en el texto nativo, yOCR_PDF_RENDER_SCALE(p. ej. 3 o 3.5) para mayor nitidez al rasterizar PDFs que sí requieren OCR.
Brain OCR (Inteligencia Opcional)
Tras el reconocimiento base, puedes activar la capa de inteligencia Brain OCR para dar sentido operativo al texto:
- ✍️ Editar Estructura: Permite ajustar campos detectados (facturas, checklists) antes de procesarlos.
- ✅ Aplicar: Ejecuta la acción o crea la tarea vinculada al documento.
- ✨ Refinar con IA: Corrige errores de lectura y alinea el texto extraído con el original físico.
Esta funcionalidad requiere conexión a los servicios de inteligencia de ChecklistPro, pero el escaneo básico funciona 100% offline.
En móvil
- El modal ocupa la mayor parte de la pantalla para que el contenido extraído se vea completo con scroll.
- Los botones de acción (Copiar, Descargar, Refinar con IA, Editar Estructura, Aplicar, Crear Tarea, etc.) se muestran como iconos en una barra horizontal deslizable para ahorrar espacio.
👤 Guía Rápida: Usuario
Rutina Sugerida de Turno
- Inicio de Turno: Inicie sesión y revise el Dashboard. Verifique si hay "Alertas Críticas" o anuncios en TraceTalk.
- Revisión: Vaya a "Mis Tareas". Ordene por "Prioridad" para saber qué es urgente.
- Ejecución: Abra las tareas programadas para la hora actual. Complete checklists y suba fotos.
- Reporte: Si algo se rompe o falta, cree una entrada en la Bitácora inmediatamente.
- Cierre: Antes de salir, verifique que no queden tareas en estado "En Progreso".
👔 Guía Rápida: Coordinador
Responsabilidades Clave
- Asignación Diaria Al inicio del día, verifique que todo el personal tenga tareas asignadas. Use la vista de "Calendario" para equilibrar la carga.
- Validación Las tareas marcadas como "Requiere Aprobación" no se consideran cerradas hasta que usted las revise. Abra la tarea, revise las evidencias y pulse "Aprobar" o "Rechazar" (con comentario).
- Auditoría Spot Realice conteos sorpresa de inventario (Auditoría Ciega) al menos una vez por semana en productos de alto valor.
- Scoring y Ranking Si tiene activos Motor de Scoring y Ranking (Centro de Módulos), use el Dashboard Ejecutivo (Reportes) para ver top tiendas y usuarios, y revise Alertas Escaladas e Incidencias abiertas para priorizar seguimiento.
🛡️ Guía Rápida: Administrador
Gestión Global
- Altas y Bajas Para mantener la seguridad, desactive inmediatamente el usuario de empleados que dejan la empresa (Herramientas > Usuarios > Estado: Inactivo).
- Configuración de Tiendas Defina las metas de venta mensuales en Configuración > Tiendas. Esto alimenta los KPIs del Dashboard.
- Respaldo Aunque el sistema es seguro, se recomienda exportar el "Reporte Mensual Completo" a Excel al cierre de cada mes para archivo contable.
- Módulos de análisis (Scoring, Ranking, Alertas, Incidencias, Dashboard Ejecutivo) Actívelos desde el Centro de Módulos (Configuración). El Motor de Scoring y el Ranking deben estar activos para que el Dashboard Ejecutivo muestre datos. Revise las reglas de Alertas Escaladas y las Incidencias abiertas desde el Dashboard Ejecutivo o desde sus vistas propias en Operaciones/Reportes.
📖 Glosario de Siglas y Términos Técnicos
ChecklistPro es una herramienta en español. Este glosario reúne siglas, abreviaturas y términos técnicos (algunos en inglés por uso habitual en el sector) utilizados en ChecklistPro OS y su documentación. Aquí encontrará el significado y una explicación sencilla para cada uno.
presentacion.html): En diagramas y slides
suelen usarse etiquetas en inglés o en mayúsculas (por ejemplo SYNC,
OCR SCAN, MOBILE DOCK, API Request). No son
funciones distintas: son la misma idea que en este manual, abreviada para caber en gráficos. Busque el
término equivalente en las tablas siguientes o en Términos Específicos de ChecklistPro.
| Sigla | Significado | Descripción |
|---|---|---|
| API | Application Programming Interface (Interfaz de Programación de Aplicaciones) |
Mecanismo que permite que dos sistemas se comuniquen entre sí. En ChecklistPro, la API conecta la aplicación con el servidor de datos en Netlify. |
| REST | Representational State Transfer | Forma estándar de diseñar APIs por HTTP. ChecklistPro ofrece una API REST documentada (véase la documentación de API). En esquemas puede leerse API Request: significa «petición del programa al servidor» a través de esa API. |
| CAPEX | Capital Expenditure (Gasto de Capital) |
Inversiones en activos fijos. Al ser una licencia perpetua, ChecklistPro se clasifica como CAPEX, lo que permite la propiedad del activo tecnológico sin cuotas recurrentes. |
| CAPA | Corrective And Preventive Action (Acción Correctiva y Preventiva) |
Plan de acción generado automáticamente por el sistema cuando se detectan problemas. Incluye diagnóstico, acciones correctivas y medidas preventivas. |
| CRUD | Create, Read, Update, Delete (Crear, Leer, Actualizar, Eliminar) |
Las cuatro operaciones básicas que se pueden realizar sobre los datos: crear registros, consultarlos, modificarlos y eliminarlos. |
| CSV | Comma-Separated Values (Valores Separados por Comas) |
Formato de archivo de texto plano para almacenar datos tabulares. Compatible con Excel y otros programas de hojas de cálculo. |
| CTA | Call To Action (Llamada a la Acción) |
Botón o enlace que invita al usuario a realizar una acción específica, como "Solicitar Demo" o "Comenzar Ahora". |
| DOM | Document Object Model (Modelo de Objetos del Documento) |
Representación estructurada de la página web que permite al navegador interpretar y mostrar el contenido. |
| IA | Inteligencia Artificial | Capacidad de sistemas informáticos de analizar datos y generar hallazgos (insights), predicciones o recomendaciones. En ChecklistPro, Checklist Brain usa IA (p. ej. Gemini) para analizar tareas, inventario, incidencias y KPIs. También puede generar plantillas de tareas a partir de una descripción en lenguaje natural. |
| HTTPS | HyperText Transfer Protocol Secure (Protocolo Seguro de Transferencia de Hipertexto) |
Protocolo de comunicación cifrada que protege los datos en tránsito entre el navegador del usuario y el servidor de ChecklistPro. |
| HUD | Heads-Up Display (Pantalla de Visualización Frontal) |
Estilo de interfaz inspirado en paneles tácticos que muestra información clave de forma inmediata sin necesidad de navegar. Así funciona el Dashboard de ChecklistPro. |
| JSON | JavaScript Object Notation (Notación de Objetos de JavaScript) |
Formato ligero de intercambio de datos, fácil de leer y escribir. Usado internamente por ChecklistPro para almacenar y transmitir información. |
| MD / Markdown | Markdown (Lenguaje de marcado ligero) |
Texto plano con símbolos sencillos (# títulos, listas, etc.) que se convierten a formato enriquecido. En ChecklistPro se usa en exportaciones y wiki; herramientas como Obsidian trabajan bien con archivos Markdown. |
| n8n | Workflow Automation (herramienta de automatización) | Plataforma de automatización de flujos de trabajo que se integra con ChecklistPro. Checklist Brain puede enviar alertas, reportes o comentarios a n8n para ejecutar acciones automatizadas (notificaciones, integraciones, etc.). |
| DCS | Document Control System (Sistema de Control de Documentos) |
Módulo especializado en la gestión y trazabilidad de documentos técnicos y operativos (ej: Manuales de Marca, Protocolos de Seguridad). Integrado en CheckVault. |
| JWT | JSON Web Token (Token Web JSON) |
Método de autenticación seguro. Al iniciar sesión, el sistema genera un token cifrado que identifica al usuario en cada petición sin enviar la contraseña. |
| KPI | Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento) |
Métrica que mide el rendimiento de una actividad. En ChecklistPro: tareas completadas, porcentaje de cumplimiento, tiempo de respuesta, entre otros. |
| OCR | Optical Character Recognition (Reconocimiento Óptico de Caracteres) |
Tecnología que extrae texto de imágenes y documentos escaneados. ChecklistPro usa el motor Tesseract.js en el dispositivo. Opcionalmente, Brain OCR (IA) mejora y estructura el resultado cuando el servidor está configurado; véase el glosario de términos específicos. |
| OSD | Orientation and Script Detection (Detección de Orientación y Escritura) |
Componente del motor OCR que detecta automáticamente la orientación del texto y el idioma en documentos escaneados. |
| OT | Orden de Trabajo | Documento que registra una solicitud de mantenimiento o reparación. En ChecklistPro incluye código único, categoría (Visual/Mantenimiento), fotos antes/después y estado. |
| OPEX | Operational Expenditure (Gasto Operativo) |
Gastos diarios de operación. Los sistemas de suscripción mensual (SaaS) son OPEX; ChecklistPro reduce este gasto al ofrecer un modelo de pago único. |
| Portable Document Format (Formato de Documento Portátil) |
Formato universal de documentos. ChecklistPro genera reportes PDF con estadísticas, gráficos y tablas listas para imprimir o compartir. | |
| POS | Point of Sale (Punto de Venta) |
Sistema de cobro en tienda. ChecklistPro se integra con lectores POS físicos para escanear códigos de barras de productos. |
| PWA | Progressive Web App (Aplicación Web Progresiva) |
Tecnología que permite instalar ChecklistPro como una app nativa en el dispositivo, con funcionamiento offline y acceso desde el escritorio o pantalla de inicio. |
| QR | Quick Response (Respuesta Rápida) |
Código bidimensional que almacena información. En ChecklistPro se usa para compartir tareas de inventario, importar items y transferir datos entre equipos. |
| SDK | Software Development Kit (Kit de Desarrollo de Software) |
Conjunto de herramientas y librerías que facilitan el desarrollo de funcionalidades específicas del sistema. |
| SKU | Stock Keeping Unit (Unidad de Mantenimiento de Stock) |
Código único que identifica cada producto en el inventario. Permite rastrear y gestionar cada artículo de forma individual. |
| SLA | Service Level Agreement (Acuerdo de Nivel de Servicio) |
Tiempo máximo permitido para resolver una incidencia o completar una tarea antes de que se escale al siguiente nivel jerárquico. Configurable por nivel en Alertas Escaladas. |
| SSR | Server-Side Rendering (Renderizado del Lado del Servidor) |
Técnica donde el servidor genera el contenido HTML antes de enviarlo al navegador, mejorando el rendimiento inicial de carga. |
| SYNC | Synchronize (Sincronizar) |
Abreviatura inglesa de sincronización: alinear datos entre tu dispositivo y el servidor. En la presentación interactiva suele aparecer como etiqueta SYNC en diagramas; equivale a «Sincronizar» / «Sync» descrito más abajo en la tabla de términos en inglés. |
| TTL | Time To Live (Tiempo de Vida) |
Duración máxima que los datos se mantienen en caché antes de renovarse. En ChecklistPro: Tareas 30s, Usuarios 60s, Configuración 5min. |
| UI | User Interface (Interfaz de Usuario) |
Todo lo visual con lo que el usuario interactúa: botones, menús, formularios, tablas y gráficos que componen la pantalla de ChecklistPro. |
| URL | Uniform Resource Locator (Localizador Uniforme de Recursos) |
Dirección web que identifica la ubicación de un recurso en internet (ej: https://checklistpro.netlify.app). |
| UX | User Experience (Experiencia de Usuario) |
La experiencia general del usuario al interactuar con el sistema: facilidad de uso, velocidad, claridad y satisfacción. |
| WEBP | Web Picture Format (Formato de Imagen para la Web) |
Formato de imagen optimizado para la web que ofrece compresión superior. ChecklistPro acepta WEBP junto con PNG y JPEG para evidencias fotográficas. |
Términos en inglés usados en la interfaz (explicados en español)
Algunas palabras aparecen en inglés en el sector tecnológico; aquí su equivalencia y uso en ChecklistPro:
| Término | Significado y uso en ChecklistPro |
|---|---|
| Insight | Hallazgo o visión clave. Conclusión útil que la IA extrae de tus datos (tareas, inventario, incidencias). Por ejemplo: «Rotación baja en pasillo 3» o «Aumento de tareas vencidas los lunes». En Checklist Brain verás «Últimos insights generados»: son esas conclusiones en lenguaje claro para tomar decisiones. |
| Dashboard | Panel de control. Pantalla principal que resume en un vistazo el estado del día: tareas de hoy, alertas, KPIs. En ChecklistPro se llama «Panel principal» o «Dashboard»; muestra gráficos y tarjetas con la información más importante. |
| Widget | Componente o bloque de información. Cada caja o tarjeta del panel (por ejemplo «Tareas de hoy», «Alertas») es un widget. Puedes pensar en ellos como «miniaplicaciones» dentro de una misma pantalla. |
| Template / Plantilla | Modelo reutilizable. Una plantilla de tarea define título, descripción, tipo y subtareas por defecto; al crear una tarea nueva puedes elegir una plantilla y el formulario se rellena solo. La opción «Generar plantilla con IA» crea esa plantilla a partir de una frase en lenguaje natural. |
| Workflow | Flujo de trabajo. Secuencia de pasos para realizar un proceso. En ChecklistPro, CheckFlow y n8n trabajan con workflows: por ejemplo «Alerta de inventario bajo → enviar notificación → crear tarea». |
| Feed | Canal o flujo de información. Lista ordenada de novedades o actividades (ej. «feed de notificaciones», «actividad reciente»). En ChecklistPro puede referirse a la secuencia de alertas, mensajes o eventos que ves en el panel o en TraceTalk. |
| Push | Empujar o envío activo. Notificación que el servidor envía al dispositivo sin que el usuario tenga que refrescar. «Notificaciones push» son avisos que llegan aunque no tengas la app abierta (si el navegador o la PWA lo permiten). |
| Badge | Insignia o etiqueta. Pequeña marca visual (número, punto o texto) junto a un icono o botón que indica cantidad o estado. Por ejemplo: un número en la campana de notificaciones o la etiqueta «Requiere evidencia» en una tarea. |
| Sync / SYNC / Sincronizar | Sincronización. Hacer que los datos del dispositivo y del servidor coincidan. El botón «Sincronizar» o «Refrescar» en ChecklistPro actualiza tareas, inventario y mensajes con el servidor. En modo offline los cambios se guardan localmente y se sincronizan al reconectar. En la presentación interactiva, la etiqueta en mayúsculas SYNC en gráficos significa lo mismo. |
| API Request | Petición a la API. En diagramas técnicos indica que la aplicación está enviando una solicitud al servidor (por ejemplo para guardar o leer datos vía API REST). |
| OCR Scan / SCAN | Escaneo OCR. Etiqueta resumida para el flujo de escanear un documento con el escáner OCR. Equivale al módulo «Escáner OCR de Documentos» y al término OCR en la tabla de siglas. |
| Mobile Dock / Dock | Dock móvil. Barra de accesos rápidos en la parte inferior en pantallas pequeñas (véase Dock móvil en términos específicos). En la presentación puede aparecer como «MOBILE DOCK». |
| Orchestrator | Orquestador. En el contexto de Checklist Brain, nombre comercial del flujo que coordina analítica, alertas e integraciones; no es un módulo aparte que deba configurar el usuario final. Si ve «Checklist Brain Orchestrator» en la presentación, piense en «Checklist Brain unificando la inteligencia operativa». |
| Obsidian | Aplicación externa de notas enlazadas. ChecklistPro puede exportar en Markdown compatible con flujos de trabajo tipo Obsidian; no es parte obligatoria del producto. |
| Notion | Herramienta externa de documentación y bases de datos. Algunas exportaciones permiten enviar datos a Notion vía integración; uso opcional según configuración del equipo. |
| Code 39 | Tipo estándar de código de barras lineal usado en inventario. En textos comerciales suele decirse solo «código de barras»; si en la presentación aparece «Code 39», se refiere al formato de esos códigos generados para productos/items. |
| Offline / Online | Sin conexión / Con conexión. Online significa que la app está conectada al servidor y puede enviar y recibir datos. Offline significa que no hay conexión; ChecklistPro permite seguir trabajando con datos en caché y sincronizar después. |
| Cache | Caché. Copia temporal de datos o archivos que se guarda en el dispositivo para cargar más rápido o poder trabajar sin conexión. ChecklistPro usa caché para la PWA y para datos recientes (tareas, usuarios). |
| Backup | Copia de seguridad o respaldo. Guardar una copia de los datos para recuperarlos en caso de fallo. En entornos empresariales el administrador puede configurar respaldos de tareas, inventario o documentos. |
| Serverless | Sin servidor dedicado a gestionar (en la práctica, el proveedor de nube ejecuta el código a demanda). En materiales técnicos indica que la plataforma escala automáticamente; el usuario final solo nota disponibilidad y rendimiento, no necesita instalar servidores propios. |
| Deploy | Despliegue. Publicar una nueva versión de la aplicación en el servidor para que todos los usuarios la vean. Lo realiza el equipo técnico; no es una acción que haga el usuario final desde la interfaz. |
| Toast / Notificación toast | Aviso breve. Mensaje pequeño que aparece unos segundos en una esquina de la pantalla (ej. «Tarea guardada», «Error de conexión») y luego desaparece. No bloquea la pantalla. |
Términos Específicos de ChecklistPro
| Término | Descripción |
|---|---|
| CheckFlow | Motor de ejecución operativa integrado. Permite crear procesos estructurados con validaciones automáticas y Kanban condicionado. |
| Kanban | Vista de tareas en columnas (por ejemplo Pendiente / En progreso / Completado). Permite arrastrar tarjetas entre estados. En ChecklistPro está integrada en Mission Control y procesos como CheckFlow. |
| Dock móvil | Barra de navegación compacta en la parte inferior en móvil y tablet: acceso rápido a Operaciones, Herramientas, Escáner OCR, Checklist Brain, etc. Sustituye o complementa el menú clásico en pantallas pequeñas. En diagramas puede etiquetarse «MOBILE DOCK». |
| Brain OCR | Capa de IA opcional sobre el texto ya extraído por OCR: intenta reconocer estructura (checklist, formulario, factura), permite ✍️ Editar Estructura, ✅ Aplicar y ✨ Refinar con IA. Requiere configuración en servidor para funciones en línea; si no hay conexión o servidor, sigue habiendo análisis local donde aplique. Detalle de uso en la sección Escáner OCR. |
| CheckVault | Módulo de gestión documental inteligente. Centraliza documentos y reportes con versionado, carpetas por área y límite de almacenamiento (5 GB). |
| FlowBoard | Pizarra visual colaborativa para diseñar flujos de trabajo con nodos, conectores y post-its que pueden convertirse en tareas ejecutables. |
| Mission Control | Barra de herramientas principal (Ribbon) que organiza todas las funcionalidades del sistema en pestañas temáticas. |
| Motor de Scoring | Sistema de puntuación automática que evalúa el rendimiento de colaboradores, equipos y tiendas usando reglas configurables con pesos ponderados. |
| Ribbon | Barra de opciones en la parte superior de la aplicación, similar a la de Microsoft Office. Organiza funcionalidades en pestañas: Inicio, Operaciones, Inventario, FlowBoard, Herramientas. |
| Checklist Brain | Capa de inteligencia artificial (IA) que analiza tareas, inventario, incidencias y KPIs de todos los módulos. Genera hallazgos (insights), predicciones de riesgo, alertas y recomendaciones. Solo lee datos; no modifica otros módulos. También permite generar plantillas de tareas con IA desde la pantalla «Crear tarea». Se activa desde el Centro de Módulos (Avanzado) y se accede desde Operaciones, dock móvil o Centro v2.6.0. |
| TraceTalk | Sistema de chat corporativo integrado. Permite comunicación contextual por tarea (no se pierde si un empleado se va) y chat global por tienda. |
| Threaded Notebook | Sistema de notas estilo Post-it dentro de CheckFlow. Permite crear notas con hilos de conversación vinculados a procesos específicos. |